Come progetti, azioni e contesti interagiscono tra di loro
Azioni 
In OmniFocus, le attività che devi svolgere sono rappresentate da azioni. Teoricamente, un'azione è una parte specifica del lavoro da fare, descritta da un nome che inizia con un verbo non ambiguo. Ciò rende le cose meno difficoltose da iniziare e più facili da finire: un elenco di dieci azioni come "Estrarre le scatole dal baule" e "Montare la libreria" è molto più accettabile che un vago "Concludere il trasloco". Naturalmente, devi trovare il livello di specificità più adatto alle tue esigenze. Quando crei azioni e le utilizzi, OmniFocus tiene traccia di quali sono disponibili, o in attesa di qualcos'altro oppure completate.
Progetti 
Le azioni correlate sono raggruppate in progetti, che rappresentano un insieme di azioni finalizzate ad un obiettivo comune. Tutto ciò che si desidera eseguire e che richiede più di un'azione, come "Concludere il trasloco" o "Fare pubblicare il racconto", può essere definito come un progetto. I progetti possono a loro volta essere organizzati in cartelle, per tenere sotto controllo aree di lavoro più ampie.
Elenchi azione singola 
Alcune azioni, come "Tagliarsi i capelli", non appartengono in realtà ad alcun progetto particolare, ma sono semplicemente singole attività. È possibile tenere traccia di questo tipo di azioni in un elenco di azioni singole. Questi elenchi sono simili a progetti, ma le azioni in essi contenute non hanno alcuna relazione con le altre azioni.
Contesti 
È comodo (o, per alcuni, fondamentale) assegnare un contesto ad ogni azione. Un modo semplice per pensare ai contesti è il luogo o la modalità necessari per eseguire una determinata attività: puoi fare una telefonata soltanto quando sei in prossimità di un telefono, puoi fare acquisti in un negozio quando sei fuori casa per acquisti e puoi effettuare una ricerca sul Web quando ti trovi accanto al tuo Mac. Se ci pensi bene, quasi tutte le attività richiedono che tu ti trovi in un determinato contesto. Puoi utilizzare la modalità pianificazione e la vista Progetto e la vista Contesto per esaminare le azioni in base al progetto al quale appartengono o al contesto che richiedono.